必要な会議とは

定例会のメリットとデメリット

経営部門であったり、たくさんの業務が同時進行しているような営業部や開発事業の部署では、定例会議というものが役立つことが多いでしょう。
全員が集まり、現在の進捗状況や状況報告をすることで、意識の擦り合わせや今後の方向性をわかりやすくすることができます。
また、チームを超えて話し合う場が持てることで、問題の新しい解決方法などを見つけることにもつながるかもしれません。

では、デメリットはなんでしょうか。
部署によっては必要が感じられない部門で、定例会議を開催することはデメリットでしかありません。
日々の業務がある程度固定されているような事務職での部門には、あまり重要性がないと言えます。

メリットもデメリットも踏まえた上で、その会議の重要性を高めるには、同じような報告に留まらず、一人ひとりが意見を持って発言をすることが重要なポイントと言えそうです。

会議の目的を定めるには

結局、今日の会議ってメールでもよかったのでは?と思ってしまうような内容の会議に参加した経験はないでしょうか。
有意義な会議にするには、目的をはっきり明確にし、方向性を見失わないようにすることです。

会議を開く際、目的はもちろん様々です。
報告をするためであったり、意見を出し合う必要のあるもの、あるいは決定を下すためのミーティングである場合もあるでしょう。
どのような目的や意図があって開催される会議なのか、なぜ自分が出席者として名前が挙がっているのか、きちんと確認ができていることが最低限必要な情報です。
参加する事に意義がある、などという事は会議の場では無意味だと言えるでしょう。

参加するという事は、自分の意見を持って出席する事が必要であり、ただ頷いているだけであればそこにいる必要はないですよね。


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