目的がはっきり周知されていないと、ただただ長いだけの会議に

共有する為の形式

報告をメインに設定されている会議というものは、営業部門や開発系の部門では多くみられるのではないでしょうか。
こういった会議の最中に、現状の問題点を提起するのは会議の方向性がずれてしまいまうため避けたい所です。
会議の目的にそぐわない発言がなされるという事は、会議の目的を把握していないという結論に至ります。

報告をベースにおいている会議については、スピード感を持って進行する事が重要です。
共有のデータを作成しておけば、議事録なども必要ないのではないでしょうか。
また、成績等はデータにしておけば全員が発表することもなく、必要な部分のみ若しくは必要なメンバーのみが発表すれば済む話です。

これを、全員順番に発表したりするから、会議=意味がないというイメージがついてしまうことになるのではないでしょうか。

アイデアを出す形式

作り出す事柄がある会議や、問題解決の為の会議の場合は脱線してしまったりとゴールを見牛居なってしまう事に気を付けなくてはなりません。

スタート時に、議題を書き出したり、この議題についてどれくらいの時間を割く予定なのかという、会議のスケジュールを書き出したり等して見える化する事が大切です。

開催前にある程度議題を募っておいてもよいとは思いますが、なかなか案が出されないのも現実です。
事前にどのような議題があるかという所はアナウンスしておいて、他にあればその場で出してもらってもよいでしょう。
会議に出席する以上、受け身で参加させるのはNGです。
そして、議題が決まったら時間配分を先に決めてしまいましょう。
会議の終了時刻は決まっているのですから、そこまでに出来上がるようにペース配分をしてしまえば良いのです。
この際、軽めの議題からスタートすると会議の雰囲気も良いまま進める事ができますよ。


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